Passeport de prévention : ce que l'employeur doit déclarer en 2026, et dans quels délais

Depuis le 16 mars 2026, les employeurs disposent de leur espace dans le Passeport de prévention. Mais toutes les formations ne sont pas encore à déclarer de la même manière et les délais applicables en 2026 sont transitoires.

Le Passeport de prévention a pour objectif d'améliorer la traçabilité des formations en santé et sécurité au travail suivies par les travailleurs.

Depuis le 16 mars 2026, l'employeur peut notamment déclarer les formations éligibles qu'il dispense lui-même à ses salariés et vérifier les déclarations effectuées pour son compte par les organismes de formation.

Mais le dispositif est déployé progressivement. Pour savoir quoi faire en 2026, il faut donc distinguer qui a dispensé la formation, la catégorie de formation concernée et sa date.

Première question : qui a dispensé la formation ?

C'est le premier tri à effectuer.

Lorsqu'une formation éligible est dispensée en interne par l'employeur, c'est à l'employeur d'effectuer la déclaration dans le Passeport de prévention.

Lorsqu'elle est réalisée par un organisme de formation, celui-ci effectue normalement sa propre déclaration lorsqu'elle entre dans son périmètre déclaratif.

L'employeur peut alors vérifier la déclaration effectuée pour son compte et, dans le délai prévu, demander à l'organisme de la modifier ou de la compléter.

Quelles formations l'employeur doit-il déclarer en 2026 ?

Pendant la période transitoire qui court jusqu'au 31 décembre 2026, le périmètre déclaratif de l'employeur est volontairement restreint.

Il concerne prioritairement deux catégories de formations en santé et sécurité au travail répondant aux critères d'éligibilité du Passeport de prévention.

La première regroupe certaines formations obligatoires encadrées par la réglementation, pour lesquelles le texte fixe notamment des objectifs, un contenu ou des modalités d'évaluation.

La seconde concerne les formations qui conditionnent la délivrance par l'employeur d'une autorisation ou d'une habilitationpermettant d'effectuer certaines opérations ou d'occuper certains postes.

Selon les situations, cela peut notamment concerner certaines formations liées aux opérations électriques, à la conduite de certains équipements, à l'amiante, à la radioprotection ou à d'autres activités réglementées.

Mais l'intitulé d'une formation ne suffit pas toujours à déterminer si elle doit être déclarée.

Trois conditions générales d'éligibilité

Pour entrer dans le Passeport de prévention, la formation doit répondre aux critères réglementaires d'éligibilité.

Elle doit notamment avoir pour objectif la prévention des risques professionnels auxquels le travailleur est exposé, donner lieu à une attestation de formation ou à un justificatif de réussite et permettre l'acquisition de compétences transférables à un poste similaire dans une autre entreprise.

Attention : formation, habilitation et autorisation ne sont pas la même chose

C'est une distinction importante.

Le Passeport de prévention enregistre les formationsrépondant aux critères du dispositif.

Il ne transforme pas pour autant une formation en décision de l'employeur.

Lorsqu'une réglementation prévoit qu'une habilitation ou une autorisation doit être délivrée par l'employeur après vérification de certaines conditions, cette responsabilité reste distincte de l'enregistrement de la formation dans le Passeport.

Quel délai pour une formation interne réalisée en 2026 ?

Pour les formations concernées dispensées en interne pendant la période transitoire de 2026, l'employeur dispose généralement de9 mois après la fin du trimestre de référence pour effectuer sa déclaration.

Le trimestre à retenir dépend du justificatif délivré.

Lorsqu'une attestation de formation est délivrée, la date de référence est la date de fin de la formation.

Lorsqu'il s'agit d'un justificatif de réussite, la date prise en compte est celle du début de validité de ce justificatif.

Exemple : une formation terminée le 8 novembre 2026

Une formation donnant lieu à une attestation se termine le8 novembre 2026.

Elle appartient au quatrième trimestre 2026, qui se termine le 31 décembre.

Dans cet exemple, l'employeur dispose de neuf mois après la fin du trimestre : la déclaration doit donc être effectuéeavant le 30 septembre 2027.

Le cas particulier des formations des 16 au 31 mars 2026

Une règle spécifique a été prévue pour le démarrage du dispositif.

Les formations concernées dispensées par l'employeur et terminées entre le 16 et le 31 mars 2026, ainsi que celles dont la validité du justificatif de réussite débute pendant cette période, peuvent être déclarées jusqu'au 31 mars 2027 inclus.

Et à partir de 2027 ?

À compter du 1er janvier 2027, le dispositif entre dans une nouvelle étape.

Les formations des quatre catégories répondant aux critères d'éligibilité devront être déclarées et le délai applicable à l'employeur passera à 6 mois suivant la fin du trimestre de référence.

Faut-il vérifier les formations déclarées par les organismes de formation ?

L'employeur peut vérifier les déclarations effectuées pour son compte par les organismes de formation.

Dans le délai applicable, il peut demander à l'organisme de modifier ou compléter une déclaration qui comporte une erreur ou une information manquante.

Si l'employeur ne réalise pas cette vérification dans le délai prévu, la déclaration est réputée vérifiée dans le Passeport de prévention du titulaire.

Et si l'organisme de formation n'a pas effectué une déclaration qui lui incombait dans son propre délai, l'employeur doit renseigner la formation dans les neuf mois suivant l'expiration du délai laissé à l'organisme.

Une échéance particulière approche pour certaines formations de 2025

La période transitoire concerne également certaines formations réalisées avant l'ouverture de l'espace employeur.

Pour certaines formations des catégories concernées réalisées entre septembre et décembre 2025, les organismes de formation disposent jusqu'au 30 septembre 2026 pour effectuer leur déclaration.

Les employeurs concernés peuvent ensuite vérifier ces déclarations jusqu'au 31 décembre 2026.

À quelques jours de cette première échéance, il peut donc être utile de contrôler les formations concernées plutôt que d'attendre la fin de l'année.

Le Passeport est déjà utilisable à plus grande échelle

Depuis le 9 juillet 2026, une fonctionnalité d'import en masse par fichier est disponible afin de faciliter les déclarations lorsqu'un employeur doit traiter un volume important de données.

La prochaine étape annoncée est l'ouverture de l'espace destiné aux travailleurs le 16 novembre 2026. Ils pourront notamment consulter les formations déclarées par les employeurs et les organismes de formation.

Et s'il n'y a aucune déclaration ?

Les ressources officielles consultées détaillent les obligations de déclaration, les délais et les modalités de vérification.

Elles ne présentent pas, à ce jour, une sanction autonome formulée comme une amende spécifiquement attachée au seul fait de ne pas avoir saisi une formation dans le Passeport de prévention.

Cela ne supprime évidemment pas les obligations de fond de l'employeur en matière de formation, d'information et de prévention des risques professionnels, qui relèvent du Code du travail.

Ce que l'employeur peut faire maintenant

Il n'est pas nécessaire de transformer immédiatement le suivi des formations en usine à gaz.

Une première vérification peut tenir en quelques étapes :

1. Recenser les formations santé-sécurité suivies par les salariés.

2. Identifier celles qui ont été dispensées en interne et celles réalisées par un organisme extérieur.

3. Vérifier leur éligibilité au Passeport de prévention.

4. Pour les formations internes concernées, déterminer la date de référence et la date limite de déclaration.

5. Contrôler les déclarations effectuées par les organismes de formation lorsque cela est nécessaire.

6. Conserver les justificatifs permettant de vérifier les informations déclarées.

En résumé

Depuis le 16 mars 2026, l'employeur dispose d'un espace lui permettant de déclarer certaines formations en santé et sécurité dispensées en interne et de vérifier les déclarations réalisées par les organismes de formation.

Pendant la période transitoire de 2026, son périmètre déclaratif reste limité aux premières catégories prévues par le dispositif et un délai généralement porté à neuf mois après la fin du trimestre de référence s'applique aux formations internes concernées.

À partir de 2027, le périmètre s'élargira aux quatre catégories de formations éligibles et le délai de déclaration sera ramené à six mois.

La bonne méthode n'est donc pas de tout déclarer : c'est d'identifier ce qui est concerné, qui doit le déclarer et avant quelle date.